Whistleblower rapporteringskanal

Whistleblower -rapporteringskanal - policy

1. Vad är Hartmans interna rapporteringskanal?

Det är fråga om en konfidentiell, elektronisk rapporteringskanal genom vilken bl.a. anställda och andra personer som kommer i kontakt med organisationen kan rapportera om misstänkta överträdelser eller brott inom Hartman.

Rapporteringskanalen administreras av Lantero AB och DKCO Advokatbyrå Ab ansvarar för de initiala utredningar som görs på basis av rapporterna.

Anställda uppmanas att i första hand diskutera problem och olägenheter med sin förman eller chef. Om det inte är möjligt eller om det finns någon annan orsak till varför det inte är lämpligt, kan anställda använda sig av denna rapporteringskanal, där alla anmälningar hanteras av en extern utredare fullkomligt konfidentiellt.

Rapporten kan göras öppet med eget namn eller helt anonymt (se punkt ”Anonymitet” nedan).

2. Vilken typ av ärenden kan rapporteras via rapporteringskanalen?

Via rapporteringskanalen kan man rapportera om misstänkta överträdelser. Kanalen är inte lämplig för rapporter som gäller brådskande ärenden, till exempel gällande säkerhet.

Exempel på olägenheter som kan rapporteras via rapporteringskanalen:

• ·         Penningtvätt
• ·         Brott mot dataskyddsreglering, brister i skydd av personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem
• ·         Brister i produktsäkerhet
• ·         Brister i konsumentskydd
• ·         Brister i miljöskydd

Mer information om olägenheter som kan rapporteras via kanalen hittas i lagstiftningen.[1]

Rapporteringskanalen är inte avsedd för att ge kundrespons. Kundrespons kan ges via kundresponslänken.

Uppsåtlig rapportering av falsk information är förbjudet och kan leda till rättsliga påföljder.

3. Anmälarskydd

Genom att i första hand rapportera via den interna rapporteringskanalen får den som anmäler s.k. anmälarskydd, förutsatt att

1) anmälaren rapporterar om en överträdelse som upptäckts i samband med sitt arbete;

2) anmälaren vid rapporteringstidpunkten har en grundad anledning att tro att informationen om en överträdelse är korrekt; och

3) informationen i fråga omfattas av lagens tillämpningsområde.[2]

Anmälaren får också anmälarskydd genom att rapportera via en myndighetskanal, om de förutsättningar som anges i lagen uppfylls.[3]

Anmälarskyddet innebär att anmälaren inte får utsättas för några repressalier på grund av att anmälaren har rapporterat om en misstänkt överträdelse.

4. Hur sker rapportering?

Rapporten görs genom att fylla i den elektroniska rapporteringsblanketten.

Rapporten bör alltid göras så exakt och detaljerat som möjligt. Det kan vara omöjligt eller svårt att vidta åtgärder om rapporten innehåller bristfälligt med information. Om informationen är bristfällig kan handläggarna ställa tilläggsfrågor för att få den information som de behöver, förutsatt att du tillåtit kommunikation via systemet eller valt att rapportera med eget namn. För att undvika fördröjning av handläggningen är det viktigt att ge kompletterande uppgifter så snabbt som möjligt.

5. Hur behandlas rapporterna?

När en rapport kommer in får DKCO Advokatbyrå en notis om detta och granskar rapporten. Rapporteringskanalen tillhandahålls av en extern tjänsteleverantör för att garantera konfidentialitet. Systemet är krypterat och lösenordsskyddat.

DKCO Advokatbyrå har utsett vissa personer som handläggare av rapporterade ärenden. Advokatbyrån lämnar in en rekommendation om vidare behandling till en kontaktperson vald av Hartman, så att Hartman kan vidta åtgärder vid behov. Advokatbyrån behandlar inte ärendet vidare med kontaktpersonen vald av Hartman, ifall personen i fråga är angiven i rapporten.

Observera att Hartman som arbetsgivare har ett ansvar för att vid behov vidta åtgärder på basis av inkomna rapporteringar.

6. Anonymitet

Varken anmälarens identitet eller personuppgifter, så som IP-adress eller e-postadress, avslöjas för advokatbyrån eller arbetsgivaren om anmälaren rapporterar anonymt.

En anonym anmälare kan tillåta kommunikation via rapporteringssystemet. För att möjliggöra detta måste anmälaren fylla i en privat e-postadress till vilken man får notiser. Varken Hartman eller advokatbyrån får tillgång till denna e-postadress.

För att underlätta vidare behandling av rapporten bör anmälaren genast rapportera all den information som hen har gällande ärendet. Noggrann rapportering är möjlig utan att avslöja sin identitet. Det rekommenderas att beakta bl.a. användardatan i bilagorna till rapporten för att förstärka anonymitet.

All information gällande rapporten förstörs när utredningen är klar så att ingen information av känslig natur sparas i Lanteros system. 

7. Hur länge tar utredningen?

Anmälaren får en bekräftelse av mottagandet av rapporten inom sju (7) dagar och en uppdatering avseende hur utredningen framskrider inom tre månader från mottagandet av rapporten.

8. Kan anmälaren följa med framstegen i ärendet?

Anmälaren får respons efter utredningen, där det framgår att ärendet har blivit behandlat eller avslutat och, om möjligt, en kort sammanfattning gällande bedömningen av ärendet, förutsatt att anmälaren har inlämnat sin e-postadress. Anmälaren får av sekretesskäl inte en detaljerad utredning. 

9. Myndighetskanalen

Som huvudregel bör anmälaren i första hand använda organisationens interna rapporteringskanal, om en sådan existerar. Det är också i andra hand möjligt att rapportera överträdelser direkt via justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal, om vissa förutsättningar som framgår ur lagen uppfylls.[4]

10. Personuppgifter

För att handlägga rapporter som lämnas in till rapporteringskanalen och för att utreda misstänkta överträdelser, behandlas personuppgifter endast för att uppfylla lagbaserade krav. Behandlingen av personuppgifter beskrivs i dataskyddsbeskrivningen.

[1] Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, 2 §.
[2] Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, 2 §.
[3] Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, 8 §.
[4] Lag om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, 8 §.