Whistleblowing ilmoituskanava
Hartman
Whistleblowing -ilmoituskanava -sääntö
1. Mikä on Hartmanin sisäinen ilmoituskanava?
Kyseessä on luottamuksellinen, sähköinen ilmoituskanava, jonka kautta mm. työntekijät sekä organisaation kanssa tekemisissä olevat henkilöt voivat ilmoittaa mahdollisesti havainnoimistaan väärinkäytös- tai rikosepäilyistä.
Ilmoituskanavaa hallinnoi Lantero AB, ja DKCO Asianajotoimisto Oy vastaa ilmoitusten perusteella tehtävistä alustavista selvityksistä.
Ensisijaisesti työntekijöiden tulee ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä omalle esihenkilölle. Mikäli työntekijä ei jostain syystä halua tai voi ilmoittaa asiasta omalle esihenkilölle, hän voi käyttää ilmoituskanavaa, jossa kaikki ilmoitukset käsitellään kolmannen osapuolen toimijan toimesta täysin luottamuksellisesti.
Ilmoitus voidaan tehdä avoimesti omalla nimellä tai täysin anonyymisti (ks. alla oleva kohta ”Nimettömyys”).
2. Mistä asioista ilmoituskanavaan voi ilmoittaa?
Ilmoituskanvan kautta voi jättää ilmoituksen väärinkäytösepäilyistä. Kiireelliset ilmoitusten tekemiseen, kuten turvallisuuteen liittyvät asiat, kanava ei sovellu.
Esimerkkejä kanavan kautta raportoitavista epäkohdista:
- • Rahanpesu
- • Tietoturvaloukkaukset, puutteet henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuudessa
- • Puutteet tuoteturvallisuudessa
- • Puutteet kuluttajansuojassa
- • Puutteet ympäristönsuojelussa
Lisätietoja kanavan kautta raportoitavista epäkohdista löytyy lainsäädännöstä.[1]
Ilmoitus ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen antamiseen. Asiakaspalautetta voi antaa asiakaspalautelinkin kautta.
Tahallinen väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja voi johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.
3. Ilmoittajansuoja
Ilmoittamalla ensisijaisesti sisäisen ilmoituskanavan kautta ilmoittaja saa ns. ilmoittajansuojaa edellyttäen, että
1) ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä;
2) ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa; ja
3) tällainen tieto kuuluu lain soveltamisalaan.[2]
Ilmoittaja saa ilmoittajansuojaa myös ilmoittamalla viranomaiskanavan kautta, mikäli laissa mainitut edellytykset täyttyvät.[3]
Ilmoittajan suoja tarkoittaa, ettei ilmoittajaan saa kohdistaa mitään epäedullisia vastatoimia tai seuraamuksia sen vuoksi, että ilmoittaja on tehnyt ilmoituksen epäillystä väärinkäytöksestä.
4. Miten ilmoitus tehdään?
Ilmoitus tehdään täyttämällä sähköinen ilmoituslomake.
Ilmoitus tulee tehdä aina mahdollisimman tarkasti. Voi olla mahdotonta selvittää asiaa taikka ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli ilmoitus on puutteellinen. Jos ilmoitetut tiedot ovat riittämättömiä, käsittelijät voivat pyytää lisätietoja, mikäli olet sallinut kirjeenvaihdon järjestelmän kautta tai päättänyt ilmoittaa omalla nimelläsi. Käsittelyn myöhästymisen välttämiseksi lisätietojen mahdollisimman nopea jättäminen on tärkeää.
5. Miten tapaukset käsitellään?
Kun ilmoitus on jätetty, DKCO Asianajotoimisto saa tiedon tästä ja tutkii ilmoituksen. Ilmoituskanava on ulkopuolisen palveluntoimittajan tarjoama sen luottamuksellisuuden takaamiseksi. Järjestelmä on salattu ja salasanasuojattu.
DKCO Asianajotoimisto on määritellyt tietyt henkilöt raportoitujen asioiden käsittelyyn. Asianajotoimisto jättää asian jatkokäsittelyä koskeva suosituksen Hartmanin valitsemalle yhteyshenkilölle, jotta Hartman voi tarvittaessa ryhtyä jatkotoimenpiteisiin. Mikäli Hartmanin valitsema yhteyshenkilö on ilmiannettu ilmoituksessa, asianajotoimisto ei jatkokäsittele ilmoitusta kyseisen henkilön kanssa.
Huomaathan, että Hartman on tarvittaessa velvollinen ryhtymään toimenpiteisiin jätetyn ilmoituksen perusteella.
6. Nimettömyys
Ilmoittajan henkilöllisyys taikka henkilötiedot, kuten IP-osoite tai sähköpostiosoite, eivät paljastu asianajotoimistolle taikka työnantajalle, jos ilmoittaja päättää ilmoittaa anonyymisti.
Anonyymi ilmoittaja voi sallia kirjeenvaihdon järjestelmän kautta. Kirjeenvaihdon mahdollistaminen järjestelmän kautta vaatii ilmoittajaa käyttämään henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, jolloin hän voi saada ilmoituksia asian etenemisestä sähköpostiinsa. Sähköpostiosoite ei tule asianajotoimiston eikä Hartmanin tietoon.
Ilmoituksen jatkokäsittelyn helpottamiseksi ilmoittajan kannattaa ilmoittaa asiasta kaikki se tieto, joka hänellä asiasta on. Huolellinen ilmoittaminen on mahdollista paljastamatta henkilöllisyyttä. On suositeltavaa huomioida mm. ilmoituksen liitetiedostojen käyttäjätiedot anonymiteetin varmistamiseksi.
Kaikki ilmoituksiin liittyvät tiedot hävitetään tutkimusten valmistuttua siten, ettei Lanteron järjestelmään tallennu minkäänlaisia arkaluontoisia tietoja.
7. Kuinka kauan tutkimukset vievät?
Ilmoittaja saa vastaanottoilmoituksen seitsemän (7) päivän kuluessa ja tiedon tutkimuksen etenemisestä kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
8. Voiko ilmoittaja seurata tapauksen etenemistä?
Ilmoittaja saa selvityksen jälkeen palautetta, josta ilmenee, että asia on käsitelty tai päätetty sekä, mikäli mahdollista, sen arviointia koskevan lyhyen yhteenvedon edellyttäen, että ilmoittaja on jättänyt sähköpostiosoitteensa. Ilmoittaja ei luottamuksellisuussyistä saa yksityiskohtaista selvitystä.
9. Viranomaiskanava
Pääsääntöisesti, ilmoittajan tulee ensisijaisesti käyttää organisaation sisäistä ilmoituskanavaa, mikäli sellainen on olemassa. Ilmoitus väärinkäytöksestä on myös toissijaisesti mahdollista tehdä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan, jos tietyt laissa mainitut vaatimukset täyttyvät.[4]
10. Henkilötiedot
Ilmoituskanavaan jätettyjen ilmoitusten käsittelemiseksi ja väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi henkilötietoja käsitellään vain lainsäädännöstä tulevien vaatimusten täyttämiseksi. Henkilötietojenkäsittely on kuvattu tietosuojaselosteessa.
[1] Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 2 §.
[2] Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 2 §.
[3] Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 8 §.
[4] Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 8 §.
